Make RDV

É um sistema para você registrar e prestar contas de todas as suas despesas e viagens a trabalho, seja para reembolso, uso do cartão corporativo ou para solicitar adiantamento de verbas.

Para ganhar tempo e ser mais efetivo. Este sistema ajuda você a prestar conta de suas despesas, anexar comprovantes, seguir as regras da empresa e garantir que tudo esteja correto. Lembrando que as empresas precisam contabilizar as despesas adequadamente.

Sua empresa disponibilizará o link, usuário e senha para que você possa utilizar.

Todos os colaboradores que realizam despesas e/ou viagens a trabalho pela empresa e estejam cadastrados no sistema pela sua empresa.

Sim, o sistema exige que você utilize uma senha de uso exclusivo que não pode ser compartilhada. Em alguns casos, será solicitado também um código que será enviado para seu e-mail.

O sistema possui na tela de login um recurso para que você possa solicitar uma nova senha. Você receberá e-mail para efetuar o cadastro da nova senha.

Sua empresa disponibilizará uma forma de contato adequada para que suas dúvidas sejam sanadas. Também são disponibilizados vídeos tutoriais, cujo link se encontra na tela principal do sistema.

Normalmente sim. Sua empresa poderá determinar prazos e o sistema se encarregará de enviar mensagens de e-mail para lembrá-lo.

Sim, o sistema envia mensagens de e-mail para diversos fins, seja para avisar você que tem um novo RDV de cartão corporativo para você atuar ou para avisá-lo que você pode estar atrasado em alguma tarefa, como aprovar um RDV de sua equipe.

Faça login no sistema com sua senha atual e, na parte superior da tela, lado direito, você encontrará a opção Trocar senha. Basta seguir as instruções.

Neste caso, você precisa trocar a senha do Windows e automaticamente refletirá no login do Make RDV. Procure o suporte de sua empresa para saber como proceder.

O sistema permite que você utilize o microfone do seu dispositivo para falar com ele. Por exemplo: no campo Descrição da Despesa, basta explicar em voz alta o motivo da despesa, e o sistema fará a transcrição automática do texto, agilizando o preenchimento. Esse recurso está disponível em diversos pontos onde você precisaria — ou poderia — digitar alguma informação.

Sim, o sistema permite que você utilize o microfone do seu dispositivo para falar com ele. Por exemplo: no campo Descrição da Despesa, basta explicar em voz alta o motivo da despesa, e o sistema fará a transcrição automática do texto, agilizando o preenchimento. Esse recurso está disponível em diversos pontos onde você precisaria — ou poderia — digitar alguma informação.

Em cada lançamento do RDV, há a opção Devolver. Ao selecioná-la, você pode digitar — ou falar, utilizando o microfone — o motivo da devolução. O RDV será então devolvido ao seu autor, e as linhas marcadas como devolvidas aparecerão destacadas em laranja, facilitando a identificação do que precisa ser ajustado para que ele tome as ações necessárias.

Você pode solicitar reembolso de despesas que foram necessárias para o seu trabalho e que seguem a política de despesas da empresa, como transporte, alimentação, hospedagem, etc.

Você precisa registrar a despesa no sistema, anexar o comprovante, como nota fiscal ou recibo, e enviar para aprovação. Dica: existe uma forma bem rápida para você solicitar um reembolso, que é o Reembolso via OCR. Este vídeo de reembolso pode te ajudar: CLIQUE AQUI PARA ACESSAR O VÍDEO NO YOUTUBE.

Geralmente são aceitas notas fiscais, recibos e outros documentos fiscais válidos. Fotos de comprovantes também podem ser aceitas, desde que estejam legíveis. Este vídeo pode te ajudar: CLIQUE AQUI PARA ACESSAR O VÍDEO NO YOUTUBE.

Neste caso, dentro das opções de anexos existe o botão Extraviado / Inexistente. Lá você poderá inserir o motivo da ausência de comprovante.

Esta é uma regra que sua empresa irá determinar. É desejável que o reembolso seja efetuado o mais rápido possível.

O sistema trabalha de forma online, mas o prazo para você receber o seu reembolso dependerá das políticas de reembolso de sua empresa.

Após concluir o seu RDV, basta clicar no botão Enviar para aprovação. O sistema se encarregará de criar o fluxo de aprovação necessário e você será informado durante todo o processo.

Você receberá uma notificação via e-mail, informando que seu RDV foi devolvido. Neste caso, basta acessar o RDV, corrigir as informações ou fornecer mais detalhes e enviar novamente para aprovação. Dica: você pode acompanhar o fluxo de seu RDV na tela principal do sistema.

É bem simples! Basta acessar a área de Reembolso e, na parte superior da tela, você encontrará o botão Solicitação de Km Rodado. Depois, é só preencher as informações solicitadas. Você pode digitar diretamente o total de quilômetros percorridos ou informar os endereços de Origem e Destino, permitindo que o sistema calcule automaticamente a quilometragem.

Sim, trata-se de um recurso muito útil e prático. Dentro da função de reembolso, você encontrará o botão Solicitação de Km Rodado. Basta informar o total de quilômetros percorridos ou digitar os endereços de Origem e Destino para que o sistema calcule automaticamente a quilometragem. Você também pode adicionar trechos ao percurso, caso tenha realizado algum desvio planejado antes de chegar ao destino final.

Neste caso, você deverá fazer um rateio da despesa para o(s) outro(s) centro(s) de custos. Você encontra este campo na tela de lançamento de despesas.

A prestação de contas do cartão de crédito corporativo costuma ser uma tarefa árdua, mas não se preocupe: você não precisará digitar os dados de cada despesa. Nosso sistema fará uma leitura da fatura de cartão de crédito da empresa e importará seus dados para que você possa apenas justificar as despesas e inserir os respectivos comprovantes. Depois, basta enviar seu RDV para aprovação. Este vídeo pode te ajudar: CLIQUE AQUI PARA ACESSAR O VÍDEO NO YOUTUBE.

Você pode usar o cartão para despesas permitidas pela política de sua empresa, como por exemplo: “alimentação em viagens”, “hospedagem”, “transporte”, etc.

Sim, é muito importante guardar para anexar os comprovantes no sistema para cada despesa realizada com o cartão. Este vídeo pode te ajudar: CLIQUE AQUI PARA ACESSAR O VÍDEO NO YOUTUBE.

Geralmente são aceitas notas fiscais, recibos e outros documentos fiscais válidos. Fotos de comprovantes também podem ser aceitas, desde que estejam legíveis.

Neste caso, dentro das opções de anexos existe o botão Extraviado / Inexistente. Lá você poderá inserir o motivo da ausência de comprovante.

Esta é uma regra que sua empresa irá determinar. É desejável que seja efetuado o mais rápido possível. Se você ultrapassar o tempo determinado, poderá receber mensagens de e-mail com lembretes e/ou cobranças, conforme critérios estabelecidos pela sua empresa.

Após concluir o seu RDV, basta clicar no botão Enviar para aprovação. O sistema se encarregará de criar o fluxo de aprovação necessário e você será informado durante todo o processo.

Você receberá uma notificação por e-mail informando que o seu RDV foi devolvido. Nesse caso, basta acessar o RDV, verificar quais despesas foram devolvidas — elas aparecerão destacadas em laranja — e então corrigir as informações ou adicionar os detalhes solicitados. Depois disso, é só reenviar para aprovação. Dica: você pode acompanhar todo o fluxo do seu RDV diretamente na tela principal do sistema.

O uso do cartão corporativo para despesas pessoais geralmente é proibido pela empresa. No entanto, é importante conversar com sua chefia para entender a política específica para esses casos. Algumas empresas oferecem contas especiais onde você pode depositar o valor utilizado, enquanto outras permitem que o valor seja descontado diretamente na folha de pagamento. Portanto, verifique qual é a política da sua empresa para garantir que você esteja em conformidade com as regras estabelecidas.

Neste caso, basta você informar o nome das pessoas que participaram da despesa e o sistema se encarregará de tudo. Você pode ainda fazer um rateio da despesa para outros centros de custos. Você encontra estes campos na tela de lançamento de despesas.

O sistema identificou que você já registrou despesas anteriormente neste mesmo estabelecimento e, para facilitar seu preenchimento, selecionou automaticamente o Tipo de Despesa que você utilizou com mais frequência no seu histórico. Verifique se a informação está correta e prossiga com o lançamento da despesa. Caso deseje alterar o tipo de despesa, basta escolher outra opção na lista.

O sistema identificou automaticamente um comprovante de despesa previamente digitalizado que corresponde à data, ao valor e ao estabelecimento desta despesa e, para facilitar o preenchimento, já realizou a associação automática. Verifique se as informações estão corretas e prossiga com o lançamento. Caso deseje alterar o comprovante, basta excluí-lo e selecionar outro.

Você pode solicitar um adiantamento quando precisar de dinheiro para cobrir despesas de uma viagem ou projeto antes de realizá-los. É importante verificar se sua empresa permite que sejam efetuados adiantamentos.

Você deve fazer a solicitação no sistema, informando o valor necessário, a data para disponibilização da verba e o motivo do adiantamento. Geralmente, é preciso ter a aprovação do seu gestor e do financeiro. Algumas empresas permitem que o adiantamento seja efetuado em moeda estrangeira. Este vídeo de prestação de contas pode te ajudar: CLIQUE AQUI PARA ACESSAR O VÍDEO NO YOUTUBE.

Após a viagem ou a realização das despesas, você deverá registrar todos os gastos no sistema, anexando os comprovantes, para comprovar o uso do valor adiantado e depois basta enviar para aprovação.

Sim, é muito importante guardar para anexar os comprovantes no sistema para cada despesa, pois eles serão a prova de que você realizou a despesa. Este vídeo pode te ajudar: CLIQUE AQUI PARA ACESSAR O VÍDEO NO YOUTUBE.

Geralmente são aceitas notas fiscais, recibos e outros documentos fiscais válidos. Fotos de comprovantes também podem ser aceitas, desde que estejam legíveis.

Neste caso, dentro das opções de anexos existe o botão Extraviado / Inexistente. Lá você poderá inserir o motivo da ausência de comprovante. Como se trata de um adiantamento de verba, você precisará consultar as políticas de sua empresa para situações como essa.

O valor restante deverá ser devolvido à empresa seguindo as orientações do departamento financeiro. Em alguns casos, você poderá efetuar um depósito na conta especificada pela empresa e registrar esta ação no sistema com o devido comprovante.

O prazo para prestação de contas será determinado pela sua empresa. O sistema se encarregará de enviar avisos caso ocorram atrasos nos prazos determinados.

Após concluir o seu RDV, basta clicar no botão Enviar para aprovação. O sistema se encarregará de criar o fluxo de aprovação necessário e você será informado durante todo o processo.

Você receberá uma notificação via e-mail, informando que seu RDV foi devolvido. Neste caso, basta acessar o RDV, corrigir as informações ou fornecer mais detalhes e enviar novamente para aprovação. Dica: você pode acompanhar o fluxo de seu RDV na tela principal do sistema.

As políticas são definidas por cada empresa, assim como a sua divulgação. Em alguns casos pode existir um link no sistema para acesso às mesmas, no canto superior direito da tela do sistema.

O limite de cada despesa é definido na política estabelecida pela empresa. O sistema se encarregará de verificar se a despesa está dentro ou fora da política, emitindo avisos para que você possa estar ciente, em especial para casos fora da política.

O sistema não vai impedir que você registre uma despesa acima do limite estabelecido pela política, contudo, ao enviar para aprovação, o sistema poderá barrar o envio ou alertá-lo de que há uma inconsistência em relação à política. Dependerá de como sua empresa quer atuar nestes casos.

Sim, todo o processo de aprovação, denominado workflow, é acompanhado de uma mensagem enviada para seu e-mail e para os aprovadores envolvidos. Quando efetuamos a carga da fatura de cartão de crédito, o sistema se encarrega de disparar uma mensagem por e-mail avisando que você tem um RDV para prestar contas. Se houver atrasos no envio de um RDV de cartão corporativo ou no prazo para aprovação de qualquer tipo de RDV, o sistema enviará mensagens de alerta sobre os prazos e poderá escalonar as mensagens envolvendo mais pessoas, como por exemplo auditores ou departamento financeiro.

Provavelmente o problema está no cadastro de Competência. Lá existe uma opção que permite ou bloqueia o envio do RDV para aprovação. Procure o administrador do sistema de sua empresa e informe sobre a ocorrência.

Provavelmente você está sem acesso a este projeto/campanha de marketing. Peça ao administrador do sistema Make RDV para vincular você aos projetos desejados ou necessários.

Entre no cadastro do colaborador, na aba Matriz de Aprovação, exclua o aprovador atual e inclua o novo. A alteração só passará a valer para novos RDVs.

Neste caso, peça para o aprovador que estiver de posse do RDV devolvê-lo e depois o colaborador reenviar o RDV, ou utilize a opção do menu Trocar Aprovador e Autorizador no módulo backoffice.

Utilize a opção do menu Trocar Aprovador e Autorizador no módulo backoffice.